Bedrijfsvoering

1. Organisatieontwikkeling

Opgavegericht werken
We hebben toegewerkt naar een standaardisering van opgavegericht werken: de Bossche manier van programmatisch werken. Hiervoor hebben we een leergang programmatisch werken voor programmamanagers ingericht. Per programma hebben we samenwerking met alle relevante partners in de stad opgezocht. En we hebben de programmamanagers in staat gesteld hun rol beter te kunnen vervullen. Met opgavegericht werken stimuleren we ook het lerend vermogen van de organisatie.

Persoonlijk leiderschap
We hebben eigen interne coaches veel ingezet om persoonlijk leiderschap te bevorderen. Er zijn intervisiesessies gehouden waarin collega’s elkaar vooruithelpen op dit thema. Ook hebben we een inspiratiesessie voor alle medewerkers ter bevordering van persoonlijk leiderschap gehouden.
Medewerkers die dat wilden hebben buiten de grenzen van hun functie hun toegevoegde waarde getoond via extra rollen zoals digibuddy of procesbegeleider (lean, scrum, innovatie, klantreis, intervisie, risicobegeleiding).

Eenvoud
De procesbegeleiders Lean hebben in het afgelopen jaar gewerkt aan het vereenvoudigen van processen in de hele organisatie. Dit doen zij op een manier waardoor de betrokken medewerkers daarna ook zelf verder kunnen met vereenvoudigen.

Datagedreven werken
Binnen het datagedreven werken hebben we, naast het inzetten op technologie, ook aandacht gehad voor de organisatie aspecten die daarbij horen. Dit betreft het dusdanig equiperen van de organisatie dat zij daadwerkelijk in staat  is de vruchten van datagedreven werken te plukken. Ook de meest vernieuwende en doordachte data-analyses zijn immers niet van waarde als de beleidsmakers en uitvoerders (en hun leidinggevenden) niet weten hoe zij deze inzichten kunnen inzetten in de dagelijkse praktijk. Daarnaast is de organisatie  betrokken bij het zorgvuldig en veilig omgaan met data.

2. Personeel

Om erachter te komen wat onze medewerkers werkplezier geeft (met het oog op de krappe arbeidsmarkt) hebben we een organisatieonderzoek naar werkplezier gehouden. Daaruit is gekomen dat de hoge werkdruk aangepakt moet worden. Daarnaast gaan we aandacht besteden aan het nog meer versterken van de sociale cohesie.
We hebben een training ‘grip op werkdruk’ aangeboden, waar veelvuldig gebruik van is gemaakt. Ook hebben we een programma ‘Fit aan het werk’ aangeboden, gericht op de vitaliteit van de medewerkers.
Ter versterking van de positionering van ons werkgeversmerk op de arbeidsmarkt hebben we een nieuwe arbeidsmarktcampagne gelanceerd en onze recruitmentfunctie versterkt. Daarnaast is een training neutraal werven en selecteren voor het voltallige management aangeboden. Ook hebben we onze vacatures anders vormgegeven om daarmee zoveel mogelijk goede potentiële sollicitanten te trekken.
De opvang van Oekraïense vluchtelingen deed een fors beroep op een aantal medewerkers. De medewerkers met de rol van woonbegeleider of huismeester kregen maatwerktrainingen zoals signalering mensenhandel, werken met vrijwilligers, gespreksvaardigheden.
De in, door en uitstroom is fors toegenomen. Dat heeft geresulteerd in meer inspanningen gericht op inwerken (introductie) en voorkomen van ongewenste uitstroom (exit-interviews, sturen op signalen van werkbeleving).

Mensen zijn weer meer naar kantoor gekomen, maar zoals de verwachting ook was, minder dan pre-corona.
Het programmateam de inclusieve stad heeft aandacht gevraagd voor dit brede thema in de week van diversiteit. Al onze medewerkers konden hier verschillende workshops, trainingen en inspiratiesessies bijwonen. Met het doel het ontwikkelen van kennis en inzichten die die opgave voor de stad ondersteunen.
We hebben een verkenning gedaan naar functies binnen de bedrijfsvoeringsonderdelen, om te achterhalen wat goed gaat en wat voor verbetering vatbaar is. Dat gaf een analyse voor de inrichting en werkwijze voor deze onderdelen. Daarnaast zijn er aanbevelingen gedaan voor de manier van werken organisatiebreed. Dat vertaalt zich in een programma voor efficiënter werken, gedrags- en cultuurverandering dat in 2023 verder uitgerold wordt. Met als doel een toekomstbestendige organisatie te zijn en te blijven.

Formatie, aantal medewerkers

Integriteit
Het belang van integer handelen is vastgelegd in het bedrijfsconcept en de gedragscode. Hier geven we dagelijks invulling aan. Want Integriteit blijft het belangrijkste fundament van onze organisatie. 60% van de medewerkers volgde een dilemmatraining (in 2021: 71%). Zij kregen dilemma’s voorgelegd, passend bij het eigen werk. In werkoverleggen wordt hierover het gesprek aangegaan, onder begeleiding van een interne gespreksleider. Integriteit en ondermijning zijn vaste onderdelen van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Alle nieuwe medewerkers ondertekenen een integriteitsverklaring. Dit geldt ook voor medewerkers die intern van functie veranderen. We organiseren teambijeenkomsten op maat rondom de thema’s ongewenste gedragingen, pesten, discriminatie, ondermijning en integer handelen. Als de grenzen van de organisatie worden overschreden worden medewerkers hierop aangesproken en treffen we maatregelen. We troffen in 2022 ook voorbereidingen om samen met de grote Brabantse gemeenten en de provincie in het voorjaar van 2023 het tweejaarlijkse Festival van de weerbaarheid te laten plaatsvinden waarin alle genoemde thema’s opnieuw aan de orde zullen komen.

Ongewenste gedragingen
Er zijn vier interne en twee externe vertrouwenspersonen. Door 13 medewerkers is in 2022 een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen (in 2021 door 14).  De bedrijfsmaatschappelijk werker heeft 7 personen begeleid (in 2021: 9 personen). Omdat we het tegengaan van ongewenst gedrag belangrijk vinden, streven we een zero tolerance-beleid na. Ook gelet op de maatschappelijke ontwikkelingen hebben we hier dit jaar extra aandacht aan besteed. Het is besproken in diverse interne gremia, zoals AMT, SMT’s, P&O-overleg, managementontmoetingen en teams. Daarnaast liepen al andere maatregelen / acties: zoals het onderwerp behandelen tijdens het introductie-programma van nieuwe medewerkers, metingen in werkbelevingsonderzoeken en de jaarlijkse dilemmatraining. We zijn niet alleen alert wanneer meldingen worden gedaan, maar nemen ook onduidelijkere signalen en niet formeel gemelde signalen serieus.
We hebben verder enkele extra maatregelen genomen gericht op het terugdringen van en omgaan met agressie op het werk. Zo is het Bedrijfsopvangteam (BOT-team) versterkt/uitgebreid. We bieden op maat trainingen omgaan met agressie aan (individueel en teamgericht).

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage in 2022 was 4,92%. Dat betekent een stijging van een half procentpunt ten opzichte van 2021 en deze stijging ligt in lijn met landelijke ontwikkelingen.

Ouderschapsverlof
In 2022 maakten 87 collega’s gebruik van ouderschapsverlof (2021: 51). Dit waren 50 vrouwen en 37 mannen (2021: 38 vrouwen en 13 mannen).

Stagiaires
In 2022 hadden we 273 stagiaires (in 2021:257).

3. Dienstverlening, burgerparticipatie, klachten en bezwaarschriften

Publieke Dienstverlening Frontoffice

Betreft de dienstverlening via de kanalen: telefoon, digitale webformulieren, persoonlijk via het servicepunt, e-mail en WhatsApp en de meest voorkomende producten aan de balie.

*  Service level: Het service level is het percentage inkomende gesprekken die het GCC binnen 25 seconden opneemt.
** Abandon rate: % bellers dat vroegtijdig de telefoon neer legt voordat we opnemen.      
*** Het aantal unieke personen 

Burgerparticipatie: digipanel

Sinds 2005 beschikken we over een Digipanel. Dit is een vast panel van ruim 8.000 inwoners van onze gemeente. De inwoners in het panel bevragen we periodiek via internet op een bepaald thema of onderwerp. Het Digipanel is voor ons een belangrijk middel om bij de voorbereiding en vormgeving van beleid te weten wat inwoners denken, vinden en doen.
In 2022 zijn Digipanel-onderzoeken uitgevoerd naar:

• Veilig uitgaan
• Deelvervoer en Lekker Onderweg
• Dienstverlening GCC

Klachten
Het totaal aantal ingediende klachten in 2022 was: 252. Dat is iets minder dan het aantal klachten dat we in 2021 ontvingen. Over het integrale traject van klachtafhandeling – zowel de interne klachtafhandeling door de ambtelijke organisatie zelf als de externe klachtafhandeling door de ombudscommissie – informeren we uw raad separaat. Bij dat separate verslag ontvangt uw raad tevens het door de ombudscommissie opgestelde jaarverslag.

Vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften

Om de beslissing op een ingediend bezwaar voor te bereiden hebben we een externe, onafhankelijke adviescommissie ingesteld. De taak van deze commissie is om ons te adviseren over de beslissing op het ingediende bezwaar. Hierbij gaat het om besluiten die niet gaan over belastingen of personeel. Het college of de burgemeester mag zelf besluiten om het advies wel of niet te volgen. Maar dat kan niet zomaar. Als het besluit afwijkt van het advies van de commissie, moet dat via een separaat en gemotiveerd besluit gebeuren. In 2022 lag onze gemiddelde afhandelingstermijn op 9 weken. In deze afhandeltijd zijn begrepen de uitnodiging en voorbereidingstijd voor een hoorzitting en de advisering. Het college of de burgemeester neemt vervolgens met inachtneming van het advies een beslissing op het bezwaarschrift. De beslistermijn voor de burger is maximaal 18 weken.