Rechtmatigheid
Het jaar 2022 zou het jaar zijn waarin we de af te leggen rechtmatigheidsverantwoording zouden invoeren. Omdat de wetswijziging vertraagd is, is de invoering opnieuw met een jaar uitgesteld. Ondanks deze vertraging hebben we niet stil gezeten. We hebben in 2022 een vervolg gegeven aan het proefjaar 2021. Eerder hadden we, ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, het normenkader al opgeschoond. En de processen waar de financiële rechtmatigheid allemaal een rol spelen, hebben we geïnventariseerd. Per proces zijn de risico’s en de eventueel daarop van toepassing zijnde beheersmaatregelen via een vaste systematiek bepaald. Hiermee is een totaal beeld gecreëerd van de uit te voeren werkzaamheden. Aanvullend hebben wij in 2022 extra aandacht geschonken aan de dossiervorming.
Net als bij de accountantscontrole gaan we een rapportagegrens hanteren van € 0,5 miljoen. In 2022 hebben we één onrechtmatigheid geconstateerd die deze grens overschrijdt. Het betreft een ten onrechte niet aanbestede inkopen van totaal € 560.000. Er zijn meerdere kleinere opdrachten bij een leverancier uitgezet, waarvan achteraf blijkt dat dit als homogene opdrachten moeten worden beschouwd. De afzonderlijke opdrachten bij elkaar opgeteld komen uit boven de Europese aanbestedingsgrens en hadden als een opdracht moeten worden aanbesteed. Om dit soort fouten in de toekomst te voorkomen zullen de Europese aanbestedingsregels nogmaals bij de budgetverantwoordelijke onder de aandacht worden gebracht. Voor 2023 zullen wij de spendanalyse voortzetten en uitbreiden. Met de invoering van het nieuwe financiële systeem per ingang van boekjaar 2024 zal door de inrichting van een contractenmodule de kans op rechtmatigheidsfouten verder worden gereduceerd.
Ook is het Misbruik & Oneigenlijk beleid vastgesteld en is gestart met een gemeentebrede frauderisicoanalyse. Deze zal in 2023 door het college worden vastgesteld. Uit deze frauderisicoanalyse blijkt dat er binnen de gemeente s'Hertogenbosch brede aandacht is voor fraude en fraudepreventie en dat die ook terug te vinden is in de beheersmaatregelen die getroffen zijn. Toch is er over 2022 een fraudegeval te melden betreffende een diefstal van geringe omvang. Hierop zijn passende maatregelen getroffen.
Financiële pakket
Het financieel systeem is een spin in het web voor de bedrijfsvoering binnen de gemeente, omdat we hiermee de verschillende financiële processen uitvoeren. Denk hierbij aan het doen van betalingen en het opstellen van de jaarrekening. Omdat de huidige werkwijze en het huidige systeem niet toekomstvast is, is er gekozen voor een traject om dit systeem te vervangen. Hiervoor zijn we in 2021 gestart met een aanbesteding van nieuwe financieel systeem. Begin 2022 rondden we deze aanbesteding af en hebben we gegund aan Unit4 met het systeem ERPx.
In maart startten we met de implementatie van het nieuwe systeem. Het implementatietraject bestaat naast het neerzetten van een nieuwe applicatie ook het aanpassen en harmoniseren van de processen en administratie binnen de gehele organisatie. Dit heeft tot doel dat we als organisatie eenvoudiger en eenduidiger gaan werken op financieel gebied. Daarnaast gaan we inkoop integreren in het financiële systeem. Alle contracten en bestelaanvragen worden in ERPX vastgelegd. Zo krijgen we nog beter inzicht in onze uitgaven en blijven we in control . Voor de uitvoering is een project-organisatie opgezet waarbij verschillende onderdelen van de organisatie vertegenwoordigd zijn om de overgang naar het nieuwe systeem te borgen. Door middel van workshops zijn de processen en de inrichting besproken met de diverse betrokkenen met als uitkomst dat in 2022 alle ontwerp-documenten opgeleverd zijn. Het jaar 2023 zetten we in op de daadwerkelijk migratie naar het nieuwe systeem. Door middel van verschillende tests en conversies gaan we het systeem opbouwen met als doel om op 1 januari 2024 live te gaan.